การเขียนอีเมล์

ในการเรียนภาษาไทย 1 และ ภาษาไทยเพื่อการสื่อสารในภาคการศึกษานี้  ผมจะเน้นไปที่ทักษะในในด้านการคิดและการเขียนของนักศึกษามากกว่าทักษะอื่นๆ

การให้นักศึกษาเขียนบทความจะช่วยพัฒนาการคิดและการเขียนของนักศึกษา

ในการส่งงานผ่านทางอีเมล์นั้น  นักศึกษาควรจะใช้การส่งงานในแต่ละครั้งพัฒนาการเขียนและการคิดของนักศึกษาไปในคราวเดียวกันเลย

นอกจากนั้น อีเมล์นั้น ปัจจุบันนี้ เป็นช่องทางในการสื่อสารที่สำคัญและใช้กันมาก และจะใช้กันมายิ่งขึ้นในอนาคต

อย่างไรก็ดี  นักศึกษายังใช้อีเมล์ไม่เป็น ผมจึงมาเขียนแนะนำไว้ในบทความนี้ 

ตัวอย่างที่ 1

ตัวอย่างนี้ นักศึกษากลุ่ม CP ส่งงานมาโดยไม่มีคำอธิบายใดๆ

ตัวอย่างที่ 2

 ตัวอย่างนี้ นักศึกษากลุ่ม Stitch ส่งงานมาโดยไม่มีคำอธิบายใดๆ เช่นกัน

ตัวอย่างที่ 3

ตัวอย่างนี้ นักศึกษากลุ่ม Twitter ส่งงานมาโดยไม่มีคำอธิบายใดๆ มาครั้งหนึ่งแล้ว ผมแนะนำให้แก้ไข  นักศึกษาแก้ไขแล้ว  แต่ยังไม่ดีนัก

ตัวอย่างที่ 4

ตัวอย่างนี้ นักศึกษากลุ่ม CPU ส่งงานมาโดยไม่มีคำอธิบายใดๆ มาครั้งหนึ่งแล้ว ผมแนะนำให้แก้ไข  นักศึกษาแก้ไขแล้ว  แต่ยังไม่ดีนักเช่นเดียวกัน

ตัวอย่างที่ 5

ผมขอแนะนำให้เขียนดังนี้

 ในช่อง Subject ก็คือ “เรื่อง” ในจดหมายภายนอก หรือจดหมายสมัคร

ช่องว่างใต้ Subject เป็นช่องที่ให้เขียนเนื้อหาของจดหมาย ซึ่งในกรณีนี้ก็คือ เนื้อหาของอีเมล์

ในการพิมพ์เนื้อหาของอีเมล์นั้น  ไม่ควรพิมพ์ลงไปช่องเนื้อหาเลย  ควรพิมพ์ใน MS Word และปรับแต่งให้สวยงามเสียก่อน  แล้วจึงคัดลอกลงในช่องว่างดังกล่าว

ควรเซฟไฟล์ที่พิมพ์ไว้ด้วย ในกรณีที่ส่งไฟล์ไม่ได้ หรือส่งไฟล์แล้วมีปัญหาจะได้ไม่ต้องมาพิมพ์ใหม่..

ตัวอย่างจดหมาย [01]

เนื่องจากนักศึกษาหลายกลุ่มส่งงานการเขียนจดหมายสมัครงาน แต่ยังใช้รูปแบบการเขียนไม่ดีนัก ผมจึงนำตัวอย่างการส่งงานของนักศึกษากลุ่มหนึ่งมาเป็นตัวอย่างคร่าวๆ

รายละเอียดการพิมพ์จดหมายฉบับนี้ จะเขียนอธิบายทีหลัง

ภาพที่ 1

 ภาพที่ 2

 ภาพที่ 1 แสดงให้เห็นว่า เมื่อพิมพ์จดหมายออกมา ลักษณะของจดหมายจะเป็นอย่างไร สำหรับภาพที่ 2 แสดงให้เห็นการตั้งรูปแบบการพิมพ์ต่างๆ

 ภาพที่ 3

 ภาพที่ 4

ภาพที่ 3 แสดงให้เห็นว่า เมื่อพิมพ์เอกสารประวัติย่อออกมา จะมีลักษณะเป็นอย่างไร สำหรับภาพที่ 4 แสดงให้เห็นว่า ผมใช้ตารางเป็นเครื่องช่วยให้ข้อความอยู่เป็นสัดส่วน  แต่สั่งให้โปรแกรมไม่แสดงเส้นของตาราง

ภาพที่ 5 จะเป็นภาพเอกสารประวัติย่อที่ใช้ Tab ทำข้อความให้เป็นสัดส่วน แทนการใช้ตาราง


ภาพที่ 5

หนังสือภายนอก [03]

ในบทความ “หนังสือภายนอก [01]” ผมได้แสดงความเห็นต่างหรือไม่เห็นด้วยกับตัวอย่างหนังสือภายนอกของ สปน. ไปหลายประการ

ในบทความ “หนังสือภายนอก [02]” ผมได้นำเสนอเทมเพลตหนังสือภายนอกของ สปน. ไปแล้ว ต่อไปจะเป็นการวิพากษ์วิจารณ์ว่า ไม่เห็นด้วยอย่างไร

สปน. ได้กำหนดระเบียบการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย เฉพาะหนังสือภายนอก ไว้ดังนี้

1) การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์

1.1) การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร

1.2) การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single

1.3) ) การตั้งค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0-16 เซนติเมตร

2) ขนาดตราครุฑ

2.1) ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร ใช้สำหรับการจัดทำกระดาษตราครุฑ และตราครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร ใช้สำหรับการจัดทำกระดาษบันทึกข้อความ

2.2)  การวางตราครุฑ ให้วางห่างจากขอบกระดาษบน ประมาณ 1.5 เซนติเมตร

3) การพิมพ์

3.1) การพิมพ์เรื่อง คำขึ้นต้น อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้มีระยะบรรทัดระหว่างกันเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยน์ (1 Enter + Before 6 pt)

3.2) การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะบรรทัดระหว่างข้อความแต่ละภาคห่างเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยน์ (1 Enter + Before 6 pt)

3.3) การย่อหน้าข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร

3.4) การพิมพ์เรื่อง คำลงท้าย ให้มีระยะบรรทัดห่างจากบรรทัดสุดท้ายภาคสรุป เท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 12 พอยท์ (1 Enter + Before 12 pt)

3.5) การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของหนังสือ ให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด (4 Enter) จากคำลงท้าย

3.6) การพิมพ์ชื่อส่วนราชการของเจ้าของเรื่อง ให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด จากตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ (4 Enter)

หมายเหตุ:

กรณีที่มีความจำเป็น ส่วนราชการอาจปรับการพิมพ์หนังสือราชการให้แตกต่างจากนี้ได้ ตามความเหมาะสม โดยให้คำนึงถึงความสวยงาม และรูปแบบของหนังสือราชการเป็นสำคัญ

ผมได้แก้ไขและปรับปรุงเทมเพลทหนังสือภายนอกของ สปน. ไว้แล้ว ดังภาพด้านล่าง

ใครต้องการนำไปใช้ หรือไปปรับปรุงแล้วใช้ ก็เขียนขอมาให้ในช่องแสดงความเห็นด้านล่าง

ถ้าใช้แล้ว มีข้อผิดพลาดอย่างไร ต้องการให้ปรับปรุงก็โปรดเขียนมาบอกด้วย...